Admin Manager (full-time)

• Supervisionare le operazioni amministrative quotidiane, inclusa la gestione degli uffici, dei servizi generali, degli archivi e dei contratti; gestire la flotta aziendale di veicoli (acquisto, immatricolazione, manutenzione, assicurazione, conformità, ecc.); gestire le pratiche di visto, permesso di soggiorno e le relative procedure amministrative per i dipendenti espatriati in Italia, mantenendo i contatti con le autorità competenti; gestire il budget amministrativo, ottimizzare i processi e migliorare l’efficienza complessiva.

• Sviluppare ed eseguire i piani di approvvigionamento: ricerca fornitori, confronto prezzi, negoziazioni e stipula dei contratti; gestire gli acquisti di forniture per ufficio, attrezzature IT, veicoli e materiali operativi; valutare le prestazioni dei fornitori per garantire qualità, controllo dei costi e consegne puntuali; ottimizzare i processi di approvvigionamento per migliorare l’efficienza dei costi e la conformità.

• Supportare il team HR supervisionando le pratiche amministrative relative all’assunzione, alla cessazione e al trasferimento del personale; coordinarsi con partner esterni come centri di medicina del lavoro, enti di formazione e agenzie interinali; organizzare e supportare eventi interni, attività per i dipendenti e programmi di team building.

• Guidare e formare i membri del team amministrativo e acquisti per migliorare l’esecuzione e la collaborazione; definire gli obiettivi del team e gli indicatori di performance, effettuare monitoraggi e valutazioni periodiche; promuovere un ambiente di lavoro positivo e la cooperazione interdipartimentale.

• Fornire rapporti regolari alla direzione sulle attività amministrative e di approvvigionamento; garantire che tutti i processi siano conformi alle leggi italiane e alle politiche interne dell’azienda; partecipare a progetti trasversali (trasformazione digitale, ottimizzazione dei processi, QHSE, ecc.).